Visma Circle

“Het positieve van de sprintaanpak is dat je de focus legt op de implementatie. Je weet dat het in ongeveer 4 weken moet gebeuren. Ik heb zelf ook meegedaan aan de sprint en je voelt als medewerker dan wel dat je echt in beeld bent. Dit is het moment waarop ik echt mijn bijdrage kon leveren”

“Eerder waren we als organisatie technisch behoorlijk vooruitstrevend, maar van acceptatie en het daadwerkelijk gebruiken van het zaaksysteem door collega’s was nauwelijks sprake. Collega’s zagen het eerder als ballast dan als hulpmiddel. We hebben gekozen voor Djuma en de bijbehorende implementatie-aanpak omdat de gebruiker daarin écht centraal staat”

“Het leuke van Visma Circle is dat we dit samen doen door de diverse implementatiefases in spelvorm aan te bieden. Onder meer met impact games en espace battles. Mensen gaan hierdoor vanzelf beter samenwerken en het haalt weerstand weg.”

“Het was een gok om een generiek zaaksysteem in te zetten voor een specifiek proces zoals Vergunningverlening is, maar het bleek een schot in de roos en we hebben het gefikst en ook nog eens tegen aanzienlijk lagere kosten. Ik ben er gewoon trots op hoe dit geweldige team dat voor elkaar heeft gekregen”

“Voorheen liep 50% van de vergunningen uit de tijd. Dat is nu nagenoeg teruggebracht tot 0%. Dat ligt met name aan de manier waarop het nu is ingericht. Daarbij zijn de bijbehorende dashboards en de track-and-trace faciliteiten handige hulpmiddelen.”

“Je zit nu direct in de zaak van de student. De kwaliteit van onze examinering gaat hierdoor flink omhoog.”

“De interface van Djuma is ontzettend duidelijk. Je hoeft er echt geen hogere wiskunde voor gestudeerd te hebben.”

“Mensen komen met een big smile uit de Djuma trainingen lopen, dat is erg leuk om te zien”

“Met Djuma zien we dat mensen inderdaad sneller hun werk kunnen doen en dat er veel minder frustratie is dan voorheen.”

“We hebben nu een volledig zaaksysteem inclusief de gewenste kaartfaciliteiten geheel volgens plan geïmplementeerd. Dit was niet mogelijk geweest als we niet als partners hadden samengewerkt”

“De input van de gebruikers is steeds de basis voor dit systeem geweest en dat krijgen we nu ook terug. Mensen ervaren het als gebruikersvriendelijk, vinden dat stukken makkelijker zijn op te vragen, merken dat er meer overzicht is en dat het systeem intuïtiever werkt”

“Vanaf dag één hebben we alles aangepakt als een geolied team”

“Op basis van de programmaeisen kwam Circle Software als beste uit de bus. Zeker vanwege de SaaS-gebaseerde mogelijkheden die zij kon aanbieden. Gezien het gezamenlijk belang van dit project, was het onze primaire eis dat we konden samenwerken als partners. De doorontwikkeling die in 2018 op het terrein van GEO-informatie plaatsvond was exemplarisch voor dit partnership.”

“We hadden zelf natuurlijk al het nodige gedaan aan evaluatie- en verbetersessies om zaakgericht werken succesvol in te richten. Maar het sterke van dit Customer Success Programma vind ik dat ook de leverancier betrokken is om kritisch naar zijn geleverde systeem te kijken. Dat heb ik in dit vakgebied nog niet eerder meegemaakt.”

“Het gaat bij ons niet zozeer om de methodiek en de systematiek maar vooral om de ‘mindset’ om zaakgericht te gaan werken. Daar hadden we nog wat stappen te doen.”

““Dat was voor ons ook een belangrijke reden om voor Visma Circle te kiezen. Zij lopen voorop in het leveren van een standaard Cloudoplossing”.”

“Samen met de gebruikers maken we Joost steeds beter. Uiteindelijk gaan we voor 100% digitale dienstverlening zodat we meer aandacht en tijd kunnen besteden aan onze klanten.”

“We zijn op tijd live gegaan, vanaf de start van het project hebben we kunnen vasthouden aan onze ambitieuze planning . Dat hebben we bereikt doordat we als projectgroep heel veel kennis combineren, en alle projectleden heel gemotiveerd aan de slag zijn. Het belangrijkste vind ik dat we ons enthousiasme voor Joost en procesgericht werken hebben kunnen overbrengen in de organisatie!”

“Teams die niet of weinig met ‘Joost’ werken, vragen nu of zij ook kunnen aansluiten. Deze vragen komen nu vanuit de gebruikers zelf.”

“We willen zoveel mogelijk gebruikers met Djuma laten ervaren dat ze eigenlijk al hun werk in Djuma kwijt kunnen. Het makkelijk kunnen slepen van e-mail in Djuma is een voorbeeld wat het werken zo gebruiksvriendelijk maakt.”

“Djuma is simpel en eenvoudig in gebruik en de performance is ontzettend goed”

““Het belangrijkst is wel dat de mensen nu zelf zaakgericht werken en denken. Tijdens het werken, zien ze wat er kan en hoe ze zaken kunnen verbeteren. Verbeterpunten die zij aandragen voor Djuma, verwerkt Visma Circle in de nieuwe releases. Mensen merken dit en voelen zich gesteund. Dat wordt als positief ervaren.””

““Als we kijken hoe het nu gaat, dan zien we een absolute verbetering voor de eenvoudigere zaken. Alles is makkelijker terug te vinden, we kunnen mails aan een zaak toevoegen en we hebben alles op één plek geconcentreerd. Ook de samenwerking met collega’s verloopt veel eenvoudiger, omdat alle collega’s in het systeem kunnen meekijken.””

““Het was een gok om als kleine gemeente zo rigoureus te werk te gaan. Toch hebben we de organisatie mee weten te krijgen door organisatie-breed te werk gegaan. Via feedback vanuit alle afdelingen, werden de zaaktypen in Djuma bijgeschaafd, verbeterd en verwijderd. Deze directe inbreng vanuit de medewerkers heeft de organisatie veel goed gedaan . Circle Software heeft al onze input ook goed opgepakt en door vertaald in het zaaksysteem en in de maatwerktrainingen.””

““Visma Circle kwam met de suggestie dat hun nieuwe pakket Djuma iets voor ons zou kunnen zijn. Djuma werkt immers via de Cloud, iets wat hoog op ons lijstje stond. Daarnaast is het laagdrempelig, gebruikersvriendelijk en flexibel aan te passen aan de wensen van de gebruikers. We hebben daarom al snel ja gezegd op het voorstel om ons als pilot in te zetten voor de implementatie van Djuma.””