Docfield

“„Sinds we Docfield gebruiken, besparen we tot 80% tijd op contractgesprekken met zakelijke klanten. Alle partijen communiceren synchroon en efficiënt in Docfield. Dit beperkt fouten omdat we nooit meer verkeerde versies delen. Ons verkoopproces is drastisch veranderd.””

“„De gesprekken met onze klanten zijn compleet veranderd. Vanaf nu laten we het contract de discussie kanaliseren. De gebruikersinterface van Docfield begeleidt instinctief de vergadering door te laten zien wat er kan worden bewerkt. En nog belangrijker, wat niet veranderd kan worden en dus niet ter discussie staat. Dit alleen al bespaart AgilePoint talloze uren door onproductieve discussies te voorkomen.””

“Es gab nur wenige Fragen seitens der Anwendenden – das Programm ist nutzerfreundlich. Und die Begleitung durch unsere Functional Manager hilft enorm, wenn man wirklich einmal nicht weiterkommt.”

“Alle Prozessschritte sind klar erkennbar, und die gesamte Kommunikation ist für alle sichtbar. Prüfungsausschuss, Mitbestimmungsgremien, Studiengangsverantwortliche – alle können einfach kommentieren. Wir können dem Mitbestimmungsgremium wiederum genau zeigen, welche Diskussion zu einer Entscheidung geführt hat. Es ist ein transparentes System.”

“Mir gefällt auch, dass ich Nutzerinnen und Nutzer selbst hinzufügen und mit den passenden Rechten ausstatten kann. Man kann genau festlegen, wer was selbst ändern darf, wer nur kommentieren darf usw.”

“Wenn ich eine Frage zu einer bestimmten Textpassage habe, kann ich der zuständigen Person direkt aus dem Programm heraus eine Nachricht schicken. Diese erhält dann eine E-Mail mit dem Hinweis, dass eine Frage offen ist. Sobald sie antwortet, bekomme ich wiederum eine E-Mail. So weiß man, wann etwas geklärt ist und man weiterarbeiten kann – ohne ständig im Programm nachsehen zu müssen. Die Beteiligten können sehr einfach aufeinander reagieren, und die gesamte Konversation ist für alle sichtbar.”

“Es ist wirklich ein tolles Werkzeug für unsere Modulhandbücher, ich bin begeistert!”

“Es ist eine enorme Verbesserung gegenüber dem früheren Vorgehen. Es ist keine erweiterte Word- oder PDF-Version, sondern ein eigenständiges System, das vollständig auf das zugeschnitten ist, was für die Erstellung von Modulhandbüchern nötig ist – ohne unnötige Funktionen. Früher hatte ich eine Vielzahl an Word-Dokumenten, durch die ich teils endlos scrollen musste – das war sehr zeitaufwändig. Jetzt ist alles deutlich übersichtlicher. Auf einen Blick sieht man, was erledigt ist und was nicht. Und wenn man mehrere Handbücher bearbeiten muss, kann man Abschnitte einfach übertragen.”

“Es ist jetzt deutlich einfacher, die Vereinbarungen auszufüllen, zu unterzeichnen und zu archivieren – das bedeutet, dass die Lernvereinbarungen weniger Aufwand verursachen.”

“Unsere Kolleginnen und Kollegen sind zufrieden mit Docfield. Das Erstellen von Modulhandbüchern und Prüfungsordnungen ist ein zugänglicher und intuitiver Prozess. Die Möglichkeit, gemeinsam an einem Dokument zu arbeiten und die Mitbestimmung über Docfield zu ermöglichen, wird sehr geschätzt.”

“Die meisten sind inzwischen daran gewöhnt, und es gibt kaum noch Rückfragen. Ich würde sagen, dieses Projekt ist ein Erfolg. Wir versuchen weiterhin, die letzten Skeptiker zu überzeugen. Schließlich behalten die Studiengänge selbst die Kontrolle. Ich kann nur immer wieder betonen, dass die Arbeit mit Docfield Risiken reduziert, Klarheit schafft und Zeit spart. Für mich ist das eine wichtige Verbesserung.”

“Das bedeutet, dass Studierende, Lehrende und andere Nutzende relevante Informationen schneller finden. Mit dem Wechsel zu Docfield haben wir bewusst darauf geachtet, diese Regelungen so zu strukturieren, wie es der Gesetzgeber vorgesehen hat.”

“Unsere Kolleginnen und Kollegen sind sehr zufrieden mit Docfield. Das Erstellen von Modulhandbüchern und Prüfungsordnungen ist nun ein zugänglicher, intuitiver Prozess. Auch die Möglichkeit, gemeinsam in einem Dokument zu schreiben und Mitbestimmung über Docfield zu gestalten, wird sehr geschätzt.”

“Wir achten darauf, Aktualisierungen von Regelungen, Gesetzgebung, unserem Portfolio und unserer Preisgestaltung in diese Vorlagen einfließen zu lassen. Diese robuste Grundlage ermöglicht effizientes Vertragsmanagement für jeden neuen Auftrag, minimiert Fehler und sorgt für ein konsistentes, einheitliches Dokumenten-Set.”

“Seit wir Docfield nutzen, sparen wir bis zu 80 % Zeit bei Vertragsverhandlungen mit Enterprise-Kunden. Alle Parteien kommunizieren synchron und effizient in Docfield. Das reduziert Fehler, weil wir nie wieder falsche Versionen verschicken. Unser Sales-Prozess hat sich grundlegend verändert.”

“Die Gespräche mit unseren Kunden haben sich grundlegend verändert. Ab sofort lassen wir den Vertrag die Diskussion lenken. Die Benutzeroberfläche von Docfield führt das Meeting intuitiv, indem sie sichtbar macht, was bearbeitbar ist – und vor allem, was nicht veränderbar ist und damit nicht zur Diskussion steht. Allein das spart AgilePoint unzählige Stunden, weil unproduktive Diskussionen entfallen”

“Nachdem wir die Schwachstellen in unserem Sales-Prozess definiert hatten, begann die eigentliche Arbeit. Wir haben keine Zeit verloren und sofort begonnen, die Docfield-Software zu testen. Bevor wir es uns versahen, waren wir teamweit im produktiven Einsatz”

“Gemeinsam mit Docfield sind wir direkt eingestiegen und haben verschiedene Möglichkeiten erkundet. Dabei haben wir drei zentrale Engpässe im aktuellen Sales-Prozess identifiziert: Kommunikation, Steuerung und Zusammenarbeit”

“There were few questions from users, the program is user-friendly. And the guidance from our functional managers helps enormously if you really can't figure it out.”

“All process steps are clearly indicated and all communication is visible to everyone. Examination Committee, GOC, educational managers; they can easily comment. We can in turn show the GOC exactly what discussion has taken place to arrive at a decision. It's a transparent system.”

“I also like that I can easily add users myself and provide them with the appropriate rights. You can specify exactly who can change things themselves, who can only comment, etc.”

“If I have a question about a certain piece of text, I can send a message directly to the responsible person from within the program. They then receive an email to alert them that there's a question open. If he or she then responds, I get another email. You know when something is resolved and you can continue, without having to keep checking back in the program. People can respond to each other very easily and the entire conversation is visible to everyone.”

“It's really a great tool for the study guides, I'm enthusiastic!”

“It is a huge improvement over how it was. It’s not an enhanced Word or pdf version, it's a completely separate system, entirely tailored to what is needed for creating study guides, without unnecessary features. I used to have a bunch of Word documents that I sometimes had to scroll through endlessly, which took a lot of time. Now it's much clearer. You can see at a glance what's done and what's not. And if you have to make multiple guides, you can easily transfer pieces.”

“It is now a lot easier to fill in, sign and archive the agreements, which means that the education agreements are less work.”